Föreningsadministratörer

Rubrikerna under leder till instruktioner som kompletteras av videor.

Tillsätt nya och hantera ledare
Hantera närvarokort
Ändra och registrera nya sammankomster
- Nya sammankomster och närvaro
- Ändra närvaro tidigare sammankomster
- Ändra tid och datum tidigare sammankomster
Se sammankomster och krockar
Hämta statistik
Periodrapport och ansök aktivitetsbidrag
Ansök andra bidrag
Externa system

Det är du som ger era ledare tillträde till systemet.
Ni kan vara flera föreningsadministratörer om ni vill.

Du ska ha fått användarnamn och lösenord av din kommunadministratör. Lösenordet kan du sedan ändra när du loggat in.

Något liknande denna vy, bild 1, ser du när du loggar in i ApN.                    

Tillsätt nya ledare och hantera ledare

Klicka på Ledare i menyn till vänster. I vyn som visar sig ser du en lista med ledare som redan är inlagda.

Du kan välja att klicka på Skapa eller återskapa ledare (till höger). Då fyller du i personens person nr och trycker Gå vidare. Sedan om informationen är rätt trycker du Spara. Nu finns ledaren inlagd. När du lägger in ledaren kan du nu på en gång koppla denne till ett närvarokort. Antingen kopplar du personen till ett närvarokort som redan finns genom att klicka Koppla till ytterligare ett närvarkort och välja ett närvarokort i rull-listan till höger. Eller så skapar du ett nytt närvarokort genom att skriva Namn på närvarokort och sedan klicka på Skapa kort. Du kan ändra namn på närvarokort senare.

När du trycker på Ledare i menyn till vänster kan du också välja att klicka på en av ledarna som redan är inlagd. Då kommer information om den ledaren upp, inkluderande användarnamn, lösenord och kontaktuppgifter. Om en ledare har nytt mobil nr. eller glömt sitt lösenord kan du gå in och ändra detta här. Du kan även koppla ledare till fler närvarokort eller avaktivera ledare.

Hantera närvarokort

Du kan skapa, byta namn, avsluta kort och ta bort kort.

Att ta bort kort innebär att alla registrerade sammankomster tas bort. Avslutande av kort innebär att alla registrerade sammankomster sparas, men det kortet kan inte användas igen. Det underlättar för användare om kort som inte används avslutas för att då syns de inte i listorna över vilka närvarokort som finns tillgängliga.

​Skapa
Närvarokorten måste vara kopplade till minst en ledare. Därför skapar du närvarokort genom att klicka på Ledare i menyn till vänster. Välj sedan en ledare du vill koppla kortet till och längst ner på ledar-sidan kan du fylla i namn och skapa ett kort.

Byt namn, kort
Välj vilket närvarkort du vill byta namn på och klicka på det kortnumret. Byt Namn på kort och tryck Ändra.

Avslut av kort
Klicka i vilka kort du vill avsluta, bekräfta i pop-up fönstret som visar sig.

Borttag av kort
Klicka i vilka kort du vill ta bort, bekräfta i pop-up fönstret som visar sig

Ändra och registrera nya sammankomster

Du kan skapa nya sammankomster och registrera närvaro samt ändra närvaro på tidigare sammankomster. Du kan ändra datum och tid för sammankomster samt ta bort dem. Du kan kolla på sammankomster och upptäcka krockar.

Nya sammankomster och närvaro

Om du även är ledare och kopplat till ett närvarokort, fundera på om det inte är lättare att använda Appen och registrera närvaro på plats vid sammankomsten. Annars följ nedanstående.

För att se video, klicka på ledare i manualen till vänster.

Börja genom att skapa en ny sammankomst. Det gör du genom att klicka på Närvarokort i menyn till vänster. Klicka på Ny aktivitet och välj Aktivitet, Lokal, typ av sammankomst (Match, Träning, Möte, eller Övrigt), Datum för sammankomsten och mellan vilka klockslag sammankomsten Började och Slutade. Klicka sedan på Skapa ny sammankomst. Då bör nästa vy likna den i bild 2.

Fyll i rutorna för Närvarande och Tillfällig Ledare om det var någon annan än den ordinarie. I vissa kommunen tilldelas inte föreningar bidrag om det inte finns ledare vid sammankomsterna, så glöm inte klicka i närvaro även för ledaren.

Ändra närvaro på tidigare sammankomster

Om det blivit fel registrerat med en sammankomst, klicka på Närvarokort i menyn till vänster. Klicka sedan på Ändra aktivitet/Visa PDF. Därifrån klickar du på vilken Period sammankomsten skedde, och väljer vilket Tillfälle det var.

Om en sammankomst fortsätter över flera timmar, dela upp den och registrera en i taget, så att bara de som närvarar en specifik timme blir registrerad då.

Ändra tid och datum för tidigare sammankomster

Klicka på Ändra sammank i menyn till vänster. Välj närvarokort i rull-listan. Byt datum eller tid och tryck Ändra. Härifrån kan du även trycka Ta bort, för att ta bort sammankomsten.

Se sammankomster och krockar

Klicka på Sammankomster i menyn till vänster. Välj period, närvarokort och sammankomst i rull-listorna. Då får du se information om den sammankomsten.

Klicka på Sammankomster i menyn till vänster. Välj period. Välj någon ett specifikt närvarokort eller väljs samtliga, sedan tryck på Krockar. Om det finns några krockar (deltagare som är registrerade på flera sammankomster vid samma tider) så visas det här. Krockar kan vara mellan olika föreningar också. Klicka på datumet för en krock för att få mer information om krocken, det står då även vilken annan förening deltagarens registrering krockat med.

Föreningar får inget bidrag för närvaro som krockar!

Hämta statistik

Du kan hämta en mängd statistik bl.a. över antalet deltagare i mellan olika datum, kön av deltagare, antal deltagare på träningar jämfört med match etc. Du kan ta fram listor över alla deltagare i hela föreningen samt per närvarokort. Du kan även söka på personnr och ta fram vilka sammankomster en deltagare har närvarit vid.

Klicka på Statistik i menyn till vänster. Klicka på Deltagare/Sammankomst eller Antal medlemmar. Välj den information du söker. Klicka Sök för att se informationen. Klicka på Hämta fil om du vill spara ner informationen på din dator.

Klicka på Deltagare, lista i menyn till vänster. Du kommer nu se alla deltagare i föreningen (från alla närvarokort). Välj specifik närvarokort om du hellre vill se det. Klicka på Skapa Excel för att spara ner informationen i en Excel fil på din dator.

Periodrapport och ansök aktivitetsbidrag

Klicka på Periodrapport i menyn till vänster. Välj Period. Här ser du en sammanfattning av sammankomster per närvarokort i föreningen, vilken åldersgrupp deltagarna kommer ifrån och framförallt vilket bidrag ni är berättigad från kommunen. För att få ut lokalt kommunalt aktivitetsbidrag måste ni i slutet av varje period, när all närvarorapportering är klar godkänna periodrapporten. Klicka då på Skicka in. Först då kommer kommunens bidragshandläggare betala ut pengar till er förening.

Ansök andra bidrag

Långt ner i menyn till vänster står det Bidragsansökan. Många kommuner erbjuder andra bidrag till föreningar utöver det lokala kommunala aktivitetsstödet. Dessa andra bidrag kan ni söka direkt i ApN genom att klicka på den knappen.

Externt system

Det finns flera externa system som är kompatibla med APN. För att använda extern närvarorapportering i stället, kontakta er kommunadministratör. Ni måste då lämna ID-numret för er förening i det externa systemet.

I de flesta systemen sker överföringen automatiskt varje dag, medan i några så måste ni trycka på en knapp för att överföring ska ske.

Riksidrottsförbundet RF, ”IdrottOnline”, är inte automatiskt kompatibelt med något annat system. För att registrera närvaro i ApN och kunna söka lokalt kommunalt aktivitetsbidrag måste ni manuelt gå in i RF’s system, ladda ner en XML-fil från deras system och emaila detta till din kommunadministratör. Vi rekommenderar starkt att ni i så fall laddar ner denna fil minst en gång i månaden (helst var eller varannan vecka) och skickar in. Problem har uppstått när föreningar avvaktat, skrivit ut hela närvaroregistreringen på en gång och skickat in på deadline-dagen. Problemen uppstår då det kan ta upp till 24h att ladda ner en stor fil från RF, och ApN servrarna måste lägga in informationen från alla föreningar i alla kommuner som väntat till sista dagen (ApN har kontrakt med 30 kommunen 2014), vilket kan skapa köer som kan ta flera timmar. Lägg på chansen att det blivit något fel med filen och processen måste göras om och er förening har stora problem.

Om ni söker statligt stöd (bidrag) från RF och registrerar närvaro i ApN så är det smidigare, men än dock inte automatiskt. RF har ett formulär med information de kräver för att dela ut bidrag. När periodrapporten är inskickad, klickar ni på PDF-periodrapport till RF (finns under periodrapporten). Det skapas en PDF och på sista sidan i den filen är det en tabell under rubriken Summering. Tabellen ser ut som formuläret i RF’s system. Kopiera siffra för siffra in i RF’s system så ska det lösa sig.